Marre des prises de notes? Reason8 les fait à votre place !

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Raison8 réunion

Grâce à la technologie, l’enregistrement audio d’une réunion est aujourd’hui chose aisée. Alors que les services de synthèse vocale peuvent vous aider à vous débarrasser de l’ennui de la transcription, cela ne fait qu’attirer l’attention sur une foule de nouveaux problèmes: la nécessité de nettoyer et de confirmer les transcriptions. Pour vérifier qui a dit quoi. Sans parler de la nécessité de s’assurer que tout le monde consentait à ce qu’il soit consigné – et d’obtenir une copie en temps opportun du procès-verbal de la réunion par la suite.

assistant notesDu côté de la valeur ajoutée, un gestionnaire peut aussi souhaiter trouver une façon simple de produire un résumé des points clés après une réunion. Et un outil qui peut énumérer automatiquement toutes les tâches afin qu’ils n’aient pas à revenir en arrière et les retirer de leurs notes. L’analyse de la productivité des réunions peut également être utile – en aidant à répondre à des questions telles que:

Mes réunions sont-elles ponctuelles? Quels orateurs ont tendance à dominer? Combien de décisions sont prises et appliquées?

Telles sont les capacités d’assistance dont dispose Reason8, startup incorporée aux Etats-Unis, pour son service de transcription basé sur l’intelligence artificielle.

En bout de ligne, l’équipe estime que le technicien sera également en mesure d’offrir aux utilisateurs des analyses linguistiques et vocales – avec le potentiel d’agir comme un coach et d’offrir des conseils individuels sur l’amélioration des performances en réunion.

assistant Raison8 notes réunion« Les réunions personnelles sont le domaine le moins numérisé des communications personnelles », déclare le co-fondateur Vlad Belyaev, discutant de l’idée derrière le produit: « C’est un énorme marché. Nous faisons tous des réunions, nous rédigeons des comptes rendus de réunions, des résumés et des procès-verbaux. Notre premier créneau consiste à nous concentrer sur les gestionnaires qui consacrent beaucoup de temps à la rédaction des procès-verbaux et au suivi des tâches confiées à leurs employés. Nous essayons de leur faciliter la vie et de les rendre plus productifs ».

Au moins deux smartphones sont nécessaires pour enregistrer une réunion via l’application Reason8. Ceci fournit suffisamment de données audio d’entrée pour que l’IA séparant les conférenciers puisse travailler avec, et signifie également que plusieurs participants à la réunion peuvent participer à la saisie du compte rendu de la réunion s’ils le souhaitent. Il vise donc également à aider en ce qui concerne la question du consentement et de la propriété.

Reason8, d’où vient l’idée?

L'idée Reason8Belyaev dit que l’idée de Reason8 est née après avoir travaillé en tant que secrétaire et assistant exécutif – et passé beaucoup de temps à compiler et à partager les procès-verbaux des réunions. Le défi de garder les participants à la réunion qui étaient répartis sur plusieurs fuseaux horaires dans la boucle était un autre point douloureux qui alimentait l’idée de l’application.

 

L’application est disponible sous iOS, il est plus facile de calibrer les microphones sur le matériel iPhone plus homogène que la gamme variée d’appareils Android. Mais une version Android est prévue pour l’année prochaine, dit Belyaev.

Reason8 utilise l’API de Google cloud speech API pour la conversion de la parole en texte de réunion audio capturée via son application .

Il vise plutôt à rendre cette technologie existante plus utile dans le contexte des réunions et des gestionnaires. Sa secret est un modèle d’apprentissage en profondeur qui permet d’identifier différentes voix et donc de séparer les locuteurs au sein d’une transcription – ce qui signifie que l’utilisateur de Reason8 ne reçoit pas seulement un gros bloc de texte.

Cela fonctionne sans que les utilisateurs aient besoin de le former, selon Belyaev, qui dit que l’IA est capable de séparer les intervenants dès la première réunion. Et une fois que les utilisateurs individuels se sont identifiés dans l’application Reason8, il peut lier leur nom à leur empreinte vocale pour inclure leur vrai nom dans les transcriptions de réunion, aussi.

« Nous utilisons l’apprentissage approfondi pour mieux comprendre votre empreinte numérique de votre propre voix « , note-t-il. « Nous le faisons sans aucune supervision. Nous n’avons donc pas besoin de données pour apprendre à distinguer les orateurs entre eux. »

La deuxième partie de la technologie propriétaire de Reason8 est un moteur de traitement du langage naturel qu’il utilise pour identifier automatiquement les tâches spécifiques convenues lors de la réunion.

Ce moteur, que l’équipe a formé à l’aide d’ensembles de données ouverts, a été développé à partir d’un produit qu’elle avait déjà déployé sur le marché russe, afin d’aider les entreprises à améliorer la performance de leurs services.

« Nous avons développé notre propre moteur de compréhension du langage naturel. L’une des principales caractéristiques de ce moteur est que nous sommes en mesure de travailler avec très peu de données « , dit-il, ajoutant: » Très peu d’entreprises disposent de données pour former le modèle. C’est pourquoi nous avons créé la solution qui permet d’identifier le sens des phrases. Nous sommes capables de classer ce sens et d’identifier – par exemple – les tâches à partir de décisions et d’idées. »

Comment l’assistant Reason8 évite-t-il de se confondre avec des mots codifiés qui peut être jetée en réunion?

En se concentrant sur l’analyse des phrases plutôt que des mots individuels, dit-il. « Nous n’analysons pas les mots exacts – nous analysons l’ensemble des phrases « , dit-il à TechCrunch. C’est pourquoi nous analysons le sens des phrases. Nous développons notre moteur de langage naturel depuis un an et cela nous a permis de mieux comprendre le sens des phrases exactes que les gens mentionnent. »

La concentration initiale sur l’extraction des tâches est aussi une façon pour l’équipe de réduire et d’aborder le défi du contexte linguistique qui est au cœur de ce qu’elle essaie de faire. Les tâches ont principalement une intention très claire, de sorte que vous pouvez mentionner que quelqu’un doit faire quelque chose avec un délai actuel et que c’est plus facile à identifier « , dit-il. « Nous avons décidé de nous concentrer sur un problème très limité – identifier les tâches, puis les décisions et les idées. »

Transcription Reason8

L’ambition est que le moteur NLP devienne assez intelligent pour pouvoir créer automatiquement des résumés de réunions à l’avenir également. Pour cela, une autre fonction courante de l’application est la clé: Un bouton de surbrillance que les utilisateurs peuvent tapoter manuellement dans l’application Reason8 pour marquer les sections importantes d’une réunion en cours. Ceci dit au technicien de prendre note. Toutes les parties mises en évidence seront ensuite incorporées dans le rapport de la réunion qu’il présentera.

Mais ces points saillants manuels sont aussi un signal d’apprentissage pour la technologie. Belyaev dit qu’il les alimente dans le modèle pour l’aider à mieux comprendre l’intonation vocale pendant les moments importants des réunions.

« Avec ces informations, nous sommes capables de capturer des ensembles de données qui définissent non seulement par le sens mais aussi par l’intonation, par le contexte que vous dites quelque chose d’important « , explique-t-il. « Quand je dis quelque chose d’important, j’essaie d’être précis, de faire des pauses et d’accentuer l’intonation. Donc, avec toutes ces informations contextuelles – donc non seulement à partir du texte sur lequel nous avons déjà une grande expérience, mais aussi à partir des sons – nous sommes capables de mieux identifier et d’offrir une meilleure qualité pour notre moteur de résumé.

En regardant plus loin, notre vision est de fournir aux gens un outil avec lequel ils pourraient facilement rédiger des comptes rendus de réunions et des résumés de réunions et un chemin numérique leur permettant de recueillir ces ensembles de données qui s’auto-appliquent « , ajoute-t-il. « Ainsi, si les gens utilisent notre produit, ils améliorent leur productivité avec des ébauches de procès-verbaux de réunions, puis ils rédigent leurs propres procès-verbaux de réunions et les envoient à leurs collègues. »

Pour l’instant, le moteur peut identifier les tâches. Bientôt – « dans les prochaines semaines » – il pourra aussi classer « idées et décisions ». Mais il n’est pas encore en mesure de servir de résumés de réunion à part entière. Au lieu de cela, les utilisateurs obtiennent un rapport succinct avec toutes les mises en surbrillance manuelles qu’ils déclenchent.

Belyaev dit que le plan est d’ajouter des intégrations avec d’autres outils de communication – tels que Google Hangouts, Zoom et Slack – afin de « capturer plus d’informations pour améliorer notre moteur de résumé ». Et il ajoute qu’au printemps 2018, ils préparent le lancement de la fonction complète de résumé des réunions alimentée par l’intelligence artificielle.

Ils prévoient également s’intégrer aux systèmes de gestion de projet existants afin d’accroître l’utilité du produit. Ainsi, par exemple, une tâche extraite automatiquement d’une transcription de réunion pourrait également être automatiquement saisie dans un PMS.

Ai Reason8« La transcription est excellente, mais pour les réunions d’affaires personnelles, les procès-verbaux et les résumés de réunions ajoutent plus de valeur qu’une simple transcription « , explique-t-il. « Parce qu’une transcription donne plus de valeur qu’un simple enregistrement, mais ce qui est encore mieux, c’est une extraction de tâches résumée et automatique et d’autres intégrations avec des systèmes de gestion de projet comme SNA ou Jira… Ainsi, il crée automatiquement des tâches dans les systèmes de gestion de projet. Ce serait donc vraiment génial d’améliorer la productivité pour les gestionnaires et je pense pour beaucoup d’autres utilisateurs potentiels. »

Bien qu’il insiste également sur le fait que le système ne sera pas parfait à 100 pour cent lors de l’analyse du contexte – il ne sera pas non plus en mesure de remplacer complètement les assistants. Il s’agit plutôt d’une aide destinée à stimuler la productivité.

Selon Belyaev, la fonction de transcription séparée des locuteurs fonctionne pour toutes les langues déjà prises en charge par Google de la parole à la technologie texte, selon Belyaev.

Mais les modèles préformés qui permettent d’identifier les tâches de pouvoir et bientôt les décisions ont été formés sur la parole en anglais, et ne sont donc pas en mesure de supporter d’autres langues. Bien qu’il indique qu’ils prévoient de former des modèles sur des ensembles de données dans d’autres langues à l’avenir pour étendre la prise en charge.

La première impulsion commerciale de l’équipe pour ce produit est axée sur le marché américain. Le prix est gratuit pour l’instant – avec une version de base à usage limité de l’application et un abonnement pro pour ceux qui veulent une utilisation illimitée et toutes les fonctionnalités.

La cible initiale est l’adoption de B2C par les utilisateurs précoces qui peuvent être plus à l’aise de donner la priorité aux gains de productivité plutôt qu’aux préoccupations en matière de protection de la vie privée associées à une technologie qui fonctionne actuellement en diffusant des données audio en continu dans le nuage pour traitement.

En ce qui concerne la protection de la vie privée, le site Web de Record8 indique qu’il crypte les données en transit et affirme ne pas stocker les données des réunions. Mais même ainsi, il y a des considérations et des risques importants en matière de protection de la vie privée étant donné qu’il s’agit de télécharger des enregistrements de réunions d’affaires privées et potentiellement sensibles dans le Cloud. Risques qui rendent son offre actuelle inadaptée à de nombreuses entreprises.

Belyaev dit que l’équipe a l’intention de s’adresser au marché plus large des entreprises à l’avenir – par exemple en offrant une version cloud privée sur mesure du système – mais commence par B2C et les consommateurs d’abord à pousser pour la traction pour vérifier la demande du marché. Ils pourront également utiliser les données des adeptes précoces pour continuer à perfectionner leurs modèles afin d’améliorer Reason8.

« Dans nos plans, au cours du prochain semestre, nous visons les entreprises « , dit-il. Si les entreprises veulent notre solution sur une base payante – ils pourraient donc vouloir faire une solution cloud privée à l’interne avec des analyses, des recommandations et toutes les fonctionnalités de notre produit, alors nous sommes prêts à le fournir. Nous savons que pour les cabinets de consultants en gestion, ils préféreraient conserver toute l’information sur leurs serveurs ou un nuage privé comme Amazon, mais ils préfèrent utiliser leur propre solution pour des raisons de confidentialité. Donc oui, nous serons en mesure de le fournir, nous sommes intéressés à le faire, mais nous aimerions commencer par le segment B2C et avec les clients finaux en leur fournissant une application pour la synthèse et la transcription des réunions. »

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